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疫情下遠程辦公誰最靠譜?告訴你各大在線文檔的真實體驗

2020/2/8 7:59:47來源:作者:PConline責編:懶貓評論:

新冠肺炎疫情下,大家被迫隔離在家。然而飯不能不吃,錢不能不掙,這段日子遠程辦公儼然成為了異常火爆的話題。這幾年,隨著互聯網的興起,遠程辦公領域群雄崛起,恰逢嚴峻的肺炎疫情,一場波瀾壯闊的遠程辦公大型實驗,就此在全社會展開。

在線文檔作為遠程辦公套件中必不可少的應用,在這段日子里也各顯神通。那么問題來了,在線文檔產品百花齊放,對于國人而言,哪款才是真正能帶來良好體驗的爆款?

偷窥438 电影由于工作原因,筆者接觸了幾款國內外知名的在線文檔產品。這些產品各有特色,借此機會,筆者這就來給大家盤點評析一下,這些在線文檔產品體驗到底如何吧。

微軟Office Online

談起文檔類產品,微軟Office是繞不過去的。微軟Office早已經開啟了云端產品布局,無論你使用的是訂閱版的Office 365,還是普通一次性授權的Office 2019,登錄微軟賬號后,都可以使用Office Online在線文檔服務。

偷窥438 电影Office Online出自微軟之手,其特點不言而喻——它和我們熟悉的Office軟件非常相似。無論是界面UI布局,還是各類功能,基本都能從Office軟件中找到一一對應之處。而也正由于是微軟出品,因此它的兼容性極好,如果用它打開本地文檔出現問題,那么一定是文檔的問題而不是它的問題。如果你經常在PC上使用Office,那么使用Office Online并不會存在什么門檻。

▲Office Online和Office軟件的界面非常相似,兼容性很好

Office Online非常好上手,但它并不是單純將桌面Office搬上云端的產品,它有很多基于云的特性。例如,Office Online支持多人協作編輯,支持日程管理,支持任務指派,支持Skype視頻會議……換言之,在這個被迫在家遠程辦公的時節,你的確是可以通過Office Online完成很多日常辦公室任務的。

▲功能很強大

偷窥438 电影而Office Online最為吸引筆者的,就是和微軟Office軟件的深度集成了。筆者這幾天的很多辦公稿件都是通過桌面Office完成的,如果想要將稿件分享給團隊、一起編撰,那么只需要直接在Office軟件中直接生成鏈接共享即可。而由于微軟已經在Android、iOS等多平臺布局了Office客戶端,因此借助Office Online移動辦公也不成問題。

▲和Office軟件深度集成

但是,如果你要問筆者推不推薦用Office Online在線文檔遠程辦公,筆者仍會給出“不推薦”這個遺憾的答案。為何?盡管Office Online功能、服務看起來似乎挺盡善盡美,但它在國內卻完全不好用——Office Online是依靠OneDrive來實現云服務的,由于眾所周知的原因,OneDrive的網頁版無法在國內正常開啟,連接也未必一直通暢。因此,Office Online在線文檔在國內無法做到時時“在線”。使用Office Online,往往和國外的團隊協作才能彰顯其價值。

▲這才是國內Office Online的常態

微軟Office Online小結

優點:功能強大,兼容性好,和Office軟件深度集成

偷窥438 电影缺點:網頁版國內無法正常使用

Google文檔

作為互聯網的巨頭,Google很早就開始進軍辦公市場,06、07年就早早推出了Google文檔三套件,功能分別對應Word、Excel和PowerPoint。而現在Google文檔的功能已經相當完善,其套件還包含了支持通訊工具HangOuts、筆記本Keep、控制臺、保險柜等等,無論是用于簡單的云協作,還是用于企業管理、日程任務安排,都有對應功能可以實現。

▲Google文檔,在線文檔的先行者

偷窥438 电影筆者也是Google文檔的老用戶了,從最初接觸到現在,Google文檔的進化一直看在眼里。最近因為疫情被迫遠程辦公,重拾Google文檔,感悟又更上一層樓。

Google文檔在云端辦公方面是個先行者,其設計也是相當激進的。在當初,Google文檔給筆者最大的印象就是這似乎只是一個調劑用的辦公工具,它實在是太輕巧了,甚至沒有一個客戶端,通過網頁就承接了傳統Office軟件的任務。用Google文檔工作,文件默認就保存在云端,甚至讓筆者一度很沒有安全感。

▲你可以很輕松上傳各類文件到Google文檔,但Google文檔本身沒有客戶端

偷窥438 电影然而得益于激進的設計,Google文檔早早就支持了多人協作等現在在線文檔的標配功能,很多人已經將其視為傳統Office軟件的補充——在本地Office軟件中編輯好文檔,上傳到Google文檔當中,分享鏈接,通過多人協作進一步完成工作,再將多人協作的成果導出到本地,這樣的流程直到現在,仍是很多人使用在線文檔工具的標準步驟。

當移動互聯網興起后,借助Android平臺的優勢,Google文檔如虎添翼。得益于Android和Google服務的深度集成,Google文檔在移動端的體驗非常好。例如在Android中,App可以直接導入Google文檔所存儲的文件,通過Android上的G Suit管理員應用也可以輕松地管理工作團隊。

偷窥438 电影▲Android上,Google文檔與Google云端硬盤無縫結合,帶來了很好的體驗

換言之,如果你純用網頁或者手機辦公,在很多環境下,Google文檔的體驗數一數二。當初看著激進的、完全基于云的設計,在移動互聯網時代成為了快速部署各平臺的引線。Google的高招,實在令人拜服。

偷窥438 电影然而,如果你問筆者是否推薦使用Google文檔遠程辦公,答案仍是“不推薦”。很簡單,Google服務在國內的可用性大家心知肚明,也就只有和國外友人交流協作的時候,Google文檔才有用武之地了。另外,Google文檔的兼容性也一般,甚至對txt的兼容都有問題,在某些場合令人抓狂。

Google文檔小結

偷窥438 电影優點:激進的云服務,出色的多平臺協作,完善的管理套件

偷窥438 电影缺點:當你連不上Google時,一切如鏡花水月

WPS云文檔

作為國內老牌的辦公軟件,WPS近幾年也開始往云上發展,推出了云備份、云文檔等一系列服務。作為Office軟件的免費替代,WPS在國內用戶極多,那么WPS云文檔的體驗又如何?

▲WPS云文檔

偷窥438 电影首先,由于WPS云文檔是本土服務,因此一些方面做得很接地氣,例如支持微信QQ直接登錄,這要比微軟、Google方便不少。而由于WPS本身就擁有多平臺的客戶端,因此WPS云文檔在這些客戶端中高度集成,通過軟件、App,無論是備份還是編輯文檔都很便利。

偷窥438 电影▲WPS云文檔,最大優勢在于和WPS整合,使用WPS文檔可以自動備份到其中

而WPS云文檔的功能也比較全面。它支持一些在線文檔的標配功能,例如鏈接分享、協同編輯等,甚至還可以發起遠程會議,讓多個人同時觀看文檔等。另外,WPS云文檔也支持文檔單獨設置權限,可以借助一些特制表格,實現簡單的項目管理功能。同時,WPS云文檔還可以制作思維導圖,對于經常需要整理思路的職場人士來說還是有所幫助的。

偷窥438 电影▲思維導圖是近年流行的比較受歡迎的功能

WPS云文檔值得推薦嗎?筆者認為這是一個比較中規中矩的產品。它的體驗和大多數在線文檔類似,在WPS軟件中深度集成是其優勢所在。然而,WPS云文檔也有其軟肋所在,它的一些生態服務依賴于金山,例如郵箱、云存儲等,而這些金山的服務并非是大眾之選(很多人甚至不知道WPS也有郵箱、日歷服務),這意味著你的常用郵箱和其他云服務,可能就很難和WPS云文檔對接了。

▲WPS云文檔支持團隊管理等功能

另一方面,金山的云服務類別偏少,大致來說WPS云文檔真的就只是云文檔,金山沒有強勢的即時通訊、視頻會議等拓展服務,這令WPS云文檔的入口就只有單一的WPS軟件了。像微軟、Google這樣的大廠的云文檔,可都有Skype、Hangouts等幫手在吶喊助威,這樣的情形暫時沒法在金山陣營中看到。

因此,筆者使用WPS云文檔,很少使用其協作功能,只是在用WPS軟件時,將其當作簡單的文件備份云存儲,不是很推薦大家使用它來當作主力在線文檔協作使用。

WPS云文檔小結

偷窥438 电影優點:登錄方式接地氣,和WPS軟件集成,有思維導圖這樣的新潮功能

偷窥438 电影缺點:金山云服務偏弱偏小眾,難以全面對接工作

有道云協作

網易有道在很早的時候,就推出了云筆記,獲得了不少用戶的好評。作為網易推出的在線文檔產品,有道云協作可以和有道云筆記無縫對接,但它的體驗和很多產品都不太一樣——就如其名字,它的中心在于協作,而并非是文檔編輯。

偷窥438 电影▲有道云協作是和有道云筆記相輔相成的

有道云協作是以團隊協作為基礎的產品。在使用時,需要先創建群或者加入群,然后再邀請其他成員進群,然后在群目錄下導入或者新建文件,群成員就可以互相協作了。

偷窥438 电影有道云協作的很多功能模塊都可以觀察到,是圍繞“協作”這一主題來設計的。

偷窥438 电影例如,在群界面中可以看到目錄中文件變更的記錄,在協同編輯的文檔中,則可以觀察到其他人正在編輯的部分等等;又例如,群管理員可以為不同的成員設置不同的權限,管理更到位;而如果你有項目管理方面的需求,也可以在其中找到日程、任務管理的相應功能;網易甚至還在產品中做出了IM的功能,在云協作中直接就可以和他人聊天,協作更便利。

偷窥438 电影▲有道云協作設計了大量和“協作”相關的機制

但有道云協作的短板也是顯而易見的。首先,在格式支持方面,有道云協作只對Word和Excel提供了較好的支持,這甚至沒有覆蓋傳統的辦公三件套;其次,有道云協作強調團隊,但這需要其他成員也使用網易賬號服務,網易賬號雖然不算小眾,但覆蓋面也稱不上面面俱到;再者,對于非群成員來說,有道云協作的文檔分享功能權限分割得不夠細致,只能設置密碼和時限,不能設置只讀權限。

▲分享權限無法設置只讀

有道云協作用于遠程辦公是否靠譜?筆者認為這是一個特點鮮明、有明顯局限的產品。一方面,它在協作的相關方面下了苦功,以群為核心的功能設計有助于迅速組織團隊;但另一方面,它存在不少短板,例如支持格式少、網易服務覆蓋面小等等,是否適合你得看具體情況了。

筆者之前就是有道云協作的用戶,這次疫情期間在家遠程辦公,再次使用時,發現以前的群組紛紛到期,功能受限,這也算是有道云協作局限性的體現吧。

有道云協作小結

優點:登錄方式接地氣,群組管理方便,帶有IM功能,可以通過有道云筆記實現思維導圖等功能

偷窥438 电影缺點:支持格式較少,亮點功能依賴群組,網易云服務偏弱偏小眾,難以全面對接工作

石墨文檔

偷窥438 电影這是一款在國內有一定流行度的在線文檔服務。在疫情期間,石墨文檔專門推出了個人版升級到“遠程辦公版”的福利,還是相當有情懷的。

▲石墨文檔界面

偷窥438 电影石墨文檔的登錄機制和其他國內在線文檔服務一樣,也比較接地氣,支持QQ微信等方式登錄。石墨文檔的功能比較成熟,支持Office三套件文檔的導入和創建,而在線協同、團隊管理、項目進度等在線文檔標配的功能,也都沒有什么太大的短板。

比較值得一提的是,石墨文檔的分享、協作權限做了細分。在石墨文檔當中,分享和協作被分開,共享文檔的鏈接只能開啟只讀文檔,如果需要他人協作,要通過郵件、手機等渠道邀請協作者。與此同時,協作部份也細分出了管理者和協作者,這有助于將文檔協同關系的梳理。

▲石墨的協作需要邀請具體用戶

筆者認為石墨文檔這一設置是經過嚴密思考的,如果需要將一份文檔公諸于眾,一個分享鏈接自然就能勝任,但單一的鏈接并不適合邀請其他協作者,擁有編輯權限的鏈接的泄露會造成不可預料的后果。將協作邀請限定為特定對象,可以更好地管理文檔資料。

石墨文檔還有其他一些亮點。例如支持創建自定義團隊,提供了大量實用模板、擁有完善的歷史編輯記錄、支持思維導圖等等,但這款產品卻也擁有其局限。

▲提供了豐富的模板

偷窥438 电影石墨文檔其實在國內在線文檔領域,也算是一名老將了。它在2015年就已經上線,也發展出了一些忠實粉絲。然而,石墨文檔并沒有提供太多其他的辦公套件,也沒有什么重量級的云服務——盡管石墨文檔于在線文檔的本職中做得很好,但缺乏IM工具、郵件、云存儲等服務的支持,它在某些場合下使用起來并不那么如魚得水。

盡管石墨文檔近年嵌入到了釘釘當中,但它始終仍需要更多的入口,不算是一名多面手。在疫情期間,筆者用它來進行一些辦公,但對于本身不是釘釘、石墨文檔的用戶來說,協同始終存在不便,這和WPS云文檔的局限是類似的。

石墨文檔小結

優點:登錄方式接地氣,完善的在線文檔功能,較嚴密的協作機制,支持思維導圖等功能

缺點:缺乏其他云服務,適用場合受局限

騰訊文檔

偷窥438 电影2018年,騰訊文檔以黑馬的姿態,殺入在線辦公市場。在這個時間點,其實在線文檔這類產品已經發展得比較成熟了,騰訊殺入這塊市場,自然有其獨到之處。

▲騰訊文檔

首先,在基礎功能方面,騰訊文檔做得是頗為完善的。騰訊文檔支持文字、表格、幻燈片辦公三套件,而在線文檔應有的特性,也不曾拉下。無論是多人同時編輯、批注,還是分享文檔、設置權限,都可以實現。從產品的成熟度來說,騰訊文檔并沒有太多值得挑剔的地方。

▲騰訊文檔界面

而騰訊文檔最大的亮點,也是最大的爆點,可能就是騰訊成熟互聯網生態的加持了。通過以往的使用,以及這次疫情在家遠程辦公的實戰,筆者更加深刻地體會到這點。

偷窥438 电影在線文檔的一大精髓在于協同,協同則需要組織起團體并交流,騰訊在這方面有著得天獨厚的優勢。QQ微信已經成為了即時通訊市場的絕對霸主,騰訊賬號成為了網民的必備——很大程度上,騰訊賬號在國內互聯網的價值,大致相當于Google賬號在國外互聯網的地位。在此前提下,騰訊文檔很容易就能通過騰訊的社交體系,深入滲透到廣大用戶當中。

偷窥438 电影▲騰訊文檔深入整合到了各種騰訊產品中,非常方便使用

舉個很簡單的例子。無論用手機還是電腦,在QQ微信當中,你很輕易就可以找到騰訊文檔的入口。將騰訊文檔的內容分享給他人、邀請協同工作,你完全不需要擔心對方會因為沒有賬號,而無法使用相應功能。

如果你更進一步,使用騰訊的企業IM產品例如TIM、企業微信等,你則可以感受到騰訊文檔和這些產品的更深度集成。在TIM和企業微信的工作群中,文檔的統一管理、協作編輯,都可以通過騰訊文檔來完成,即使像這次一樣,大量職員被迫在家遠程辦公,也可以通過工作群保持原有的人員架構、讀取騰訊文檔中的資料,繼續協同工作、保持團隊生產力,這是其他在線文檔產品很難做到的。

▲騰訊文檔能承接大家此前的交流群,這是其他在線文檔很難企及的

而騰訊本身是很多本土云服務和AI計算的供應大頭,在騰訊文檔的使用過程中,能多方面感受到騰訊出品帶來的優勢。例如騰訊文檔提供的服務非常豐富,OCR、智能糾錯、翻譯、遠程會議、會議白板、遠程PPT演示,質量都很高;又例如騰訊可以根據當前國內最熱切的需求,迅速調整產品,這次疫情期間,騰訊文檔就可以輕松登記微信、QQ群成員的出行、發熱情況,這要比傳統方法方便得多。

▲例如這次疫情,就可以利用騰訊文檔統計發熱情況

偷窥438 电影當然,騰訊文檔也并非無懈可擊。由于它處于起步階段,因此一些優勢尚未完全整合,例如騰訊微云目前仍是和騰訊文檔脫節的,微云同步的文檔不能通過騰訊文檔開啟;又例如騰訊文檔尚未正式推出企業版,但企業版已經處于測試階段,相信正式推出也為時不遠了。

總體來看,騰訊文檔的潛力巨大,假以時日進一步結合騰訊的生態,這可以說是對標Google文檔的大制作。

在這次疫情期間,筆者在家遠程辦公使用最多最頻繁的就是騰訊文檔。騰訊文檔作為后起之秀,實在令人感嘆后生可畏。

騰訊文檔小結

優點:完善的功能,和騰訊個人、企業產品的深度整合,強大的騰訊生態支持

偷窥438 电影缺點:尚未推出企業版,未整合騰訊微云

總結

正如文中所說,在線文檔已經是比較成熟的產品類型,發展思路也都比較明確。國外的在線文檔產品起步較早,而國內也有騰訊文檔這樣強勢崛起的產品。這次疫情可謂是對遠程辦公產品的一次大考,在線文檔本身的功能、服務的穩定、生態的支持都需要做到面面俱到,才能有出彩的表現。

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